Friedrich Merz fordert, dass die Deutschen mehr bzw. länger arbeiten sollen und stellt – so oder so ähnlich – bei vielen Gelegenheiten die rhetorische Frage: „Ist Arbeit eigentlich nur noch eine unangenehme Unterbrechung unserer Freizeit?“ (Hier der Beweis auf Instagram) Mal davon abgesehen, was man zu diesem Thema und diesem Mann sonst noch alles sagen könnte, möchte ich eine Gegenfrage stellen: Ist unsere spärliche Lebenszeit auf diesem Felsbrocken im Universum nicht zu kostbar, um sie mit Bullshit-Arbeit zu verbringen? Ich stelle folgende Antithese auf:
Wenn wir uns alle (und damit beziehe ich mich vor allem auf uns Büro-Leute) etwas mehr auf effizientes Arbeiten fokussieren, spart das auf lange Sicht nicht nur jede Menge Nerven, sondern auch Geld und Zeit. Von Frust und Flüchtigkeitsfehlern ganz zu schweigen. Effizienz beginnt bereits bei den kleinen Dingen des Arbeitsalltags, wie dem Verfassen von E-Mails, dem Aufstellen von realistischen Zeitplänen und der Vorbereitung von Meetings. Ich habe hier gesammelt, was mir diesbezüglich das Leben leichter macht. Lasst uns mal gucken, was wir da noch verbessern können.
E-Mails? Oh ja! Aber ...
Mich strengt kaum etwas mehr an, als aus kryptischen E-Mails die wirklich wichtigen Details herauszuklauben und am Ende der Lektüre festzustellen, dass doch noch eine entscheidende Info fehlt.
Weil mich das so anstrengt, versuche ich jede E-Mail in Sinnabschnitte zu gliedern, wichtige Details typografisch hervorzuheben und so wenig und so simpel formulierte Fragen wie möglich in eine Mail zu schreiben. Denn häufig wird von drei gestellten Fragen nur eine beantwortet und man muss doch nochmal hinterherforschen. Das lähmt Prozesse unnötig und sprengt kalkulierte Budgets mit Bullshit-Arbeit.
Feierabend? Gönne ich mir. Und dir auch!
Mails, die vor 7:00 Uhr und nach 18:30 Uhr gesendet werden, sind mir suspekt. Obwohl ich meine Arbeit sehr liebe, finde ich Feierabend spitzenmäßig und lasse außerhalb unserer Geschäftszeiten die Finger von Arbeitsmails. Selbst wenn es mal dazu kommt, dass ich zu ungewöhnlichen Zeiten Antworten formuliere, schicke ich diese in der Regel zu üblichen Arbeitszeiten ab. Ich möchte niemanden vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend aus der Freizeit reißen.
Nachtschicht? Nein, danke!
Schon in meiner Schulzeit habe ich auf-den-letzten-Drücker-Aktionen nicht verstanden. Die Arbeit, die eigentlich ganz entspannt über mehrere Wochen hätte erledigt werden können, muss innerhalb von wenigen Stunden geschafft werden. Solange man alleine für den Prozess und das Ergebnis verantwortlich ist, muss man das auch alleine ausbaden und dann kann ich nur sagen: You do you! Aber im Arbeitskontext hängen ja in den meisten Fällen noch andere Personen irgendwie mit drin und die müssen dann zwangsweise auch kurzfristig ranklotzen. Ist doch nicht fair, oder?
Meist sind die zeitlichen Parameter für ein Projekt von Beginn an klar. Auch für kleine Projekte lohnt es sich, einen Zeitplan aufzustellen, genügend Puffer einzurechnen und zu vermerken, wer wann mit welcher Aufgabe am Zug ist.
Meeting in person? Nur, wenn wirklich nötig.
Versteht mich nicht falsch! Ich treffe gerne Leute und einige Dinge lassen sich wirklich am besten bei einem persönlichen Treffen besprechen. Gleichzeitig braucht es nicht für jeden Austausch ein Treffen in Person. Vor allem, wenn vorher nicht so ganz klar ist was das eigentliche Ziel der Besprechung ist. Denn dann ist nicht nur das Meeting überflüssig, sondern eben auch die Zeit, die für die An- und Abreise der Beteiligten draufgeht.
Häufig reicht auch ein Telefonat (und ja, ich muss mich selbst immer wieder überwinden irgendwo anzurufen, statt eine Mail zu schreiben) oder eben ein kurzes Videotelefonat. Statt durch den Berufsverkehr zu hetzen, gehe ich lieber nach Feierabend eine Runde im Grünen spazieren.
Besprechung ohne Vorbereitung? Gehen Sie zurück auf Los, begeben Sie sich direkt dorthin, ziehen Sie keine 4000 Euro ein.
Wie im vorherigen Absatz schon angesprochen: Besprechungen ohne Vorbereitung und Klarheit über die Ziele des Treffens, empfinde ich als besonders zäh. Klingt ganz offensichtlich und logisch, allerdings kommt es doch hin und wieder vor.
Vor einer Besprechung setze ich mich wenigstens 5 Minuten hin, denke mich in die Thematik ein und notiere mir Fragen oder Stichpunkte, die für mich geklärt werden müssen. Wenn klar ist, dass ich bzw. wir das Treffen moderieren, werden solche Stichpunkte visualisiert und mit allen Beteiligten zu Beginn eines Treffens geteilt. Das schafft Struktur und kürzt viele Meetings ab, yay!
Projektmanagement fordert eine Menge Disziplin. Und natürlich bin auch ich mal zerstreut und verbimmelt, drücke mich missverständlich aus oder schätze meine Zeit falsch ein. Grundsätzlich jedoch möchte ich unseren Kooperationspartner*innen und mir die Arbeit so angenehm und einfach wie möglich machen. Wir haben doch eigentlich alle besseres zu tun, als völlig genervt und überfordert vor dem Bildschirm zu hocken, oder?
Ich persönlich mache meinen Job wirklich gerne, aber genauso brauche ich (Frei)Zeit, die ich nicht mit Erwerbsarbeit verbringe, und antworte dem amtsinhabenden Bundeskanzler daher auf seine Frage mit einem beherzten: Ja, manchmal schon!
